最近偶尔要写一些英文邮件给顾问看,发现和之前写中文邮件时的常用格式有点不一样,不过,在内容的组织上,也有很多相通之处。为了学习,现翻译一篇教程,贴在这里。

1,中立的邮件地址

  你的邮件地址应当是你真实姓名的变体,而不是用户名或者昵称。尽可能使用句号、连字符、下划线来保证你的邮件地址只是你的姓名,没有多余的数字或字母。

  • 永远不要使用一个不专业的邮件地址。如果你的名字是一个笑话,或者不合适的名字,没有人会认真对待你。

  

2,短而精确的标题

  避免在标题说太多,但是要确保它在发给一个陌生人看的时候也能反映出邮件的内容。如果可能,包含一个可以让邮件内容易于记忆和/或查找的关键词,即便是在对方的收件箱有很多邮件的情况下。例如,“关于3月12日受损自动扶梯的会议”就足够明确,这个邮件主题不会误认为其它任何描述得不是很明确的事情,(比如:“3月12日的日程表/客人名单/午餐请求/会议概览”)。记住,专业人士也许每天会收到上百封的电子邮件,甚至更多,越是明确且吸引人的主题越容易和自己的个人工作联系起来。

  

3,合适的称呼

  以姓名称呼收件人是首选方案。使用对方的称呼(Mr. Mrs. Ms. or Dr.)和姓氏,接上逗号或者冒号。作为一种选择,你可以在称呼之前写上“Dear....”(不过“Hello...”也可以接受)。通常应该使用姓氏,会比使用名字更加正式。除非你和收件人很熟。如果你不知道你的收件人的名字(你应该尽力找到)使用“Dear Sir/Madam”或者“Dear Sir or Madam”并加上冒号。

  

4,在第一行介绍你自己(如果需要)

  介绍自己,并包括你写信的目的、找到对方邮件地址的方式,或者你写信的缘由。例如:

  • My name is Earl Rivers. I'm contacting you to apply for the administrative assistant position listed on CareerXYZ.com.
  • My name is Arlene Rivers. I am writing about the traffic citation I received on December 31, 2009. I obtained your Email address from the Westchester County Clerk website.

  

5,写实际的消息

  确保你的观点不杂乱;如果很乱的话,读者可能会忽略重要的细节。尝试把消息按话题拆分为段落,使你的消息更有逻辑、易懂。

  • 邮件不应长于5段,每段不应长于5句。
  • 在每段之间插入分隔行;无需缩进,因为缩进有可能在邮件转换过程中丢失。
  • 避免非正式的书面语。 

  

6,使用正确的告别格式

  这取决于你和收件人的亲密程度。例如:

  • Yours sincerely,
  • Yours cordially,
  • Respectfully,
  • Best,
  • Your student,

  

7,以全名签名

  如果你有一个工作称呼,写在你的名字的下一行,并且在这之后的一行写下公司名或者网站名。如果你没有工作称呼,但是有和邮件内容相关的你自己的博客或者网站,在名字下面写上链接。如果邮件和工作有关,只包含职业相关的网站/博客,不要附上兴趣爱好类型的。

   

8,校对邮件内容

  确保你没有遗漏掉任何关键点。大声读出你的邮件,或者请其他人校对你的邮件,是换个视角审视自己写的内容的好办法。

     

9,校对邮件拼写和语法

  如果你的邮件提供者还没有提供拼写和语法校对选项,把它粘贴到文本处理器当中,如有必要,对其进行修正,然后粘贴回你的邮件里。

 

原文链接:How to Write a Formal Email

本文链接:http://www.cnblogs.com/hhelibeb/p/6196498.html

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